Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

De verwerkingsverantwoordelijke is Ubuntu Barbershop, Stationsstraat 216, 9880 Aalter, België.

Je bereikt ons via [email protected], telefonisch op 0468 51 29 12 of via WhatsApp. We zijn een kleine zaak zonder functionaris voor gegevensbescherming; de eigenaar beantwoordt privacyvragen zelf.

2. Waarover dit gaat

Deze verklaring geldt voor de website ubuntuisforever.be, het online boeken, het klantenaccount en de e-mails over afspraken. Ze geldt niet voor Instagram, TikTok, Facebook of Google, die hun eigen beleid hebben.

3. Wat we verzamelen

Identiteit en contact: je naam, telefoonnummer en e-mailadres.

Boeking: de behandeling, de barber, datum en uur, de prijs op het moment van boeken, de taal waarin je boekte, je eventuele opmerking, de boekingscode en of je een herinnering wou.

Account, alleen als je je aanmeldt: je aanmeldmethode (e-mailcode, Google, Facebook of passkey), het account-id dat Google of Facebook ons geeft, de publieke sleutel van een passkey, en de sessies die je opende met IP-adres en browsertype.

Communicatie: welke afspraak-e-mails we je stuurden, wanneer, en of de e-maildienst ze aanvaardde.

Notities van de zaak: wat de barber over je voorkeuren noteert, en een telling van afspraken waarop je niet kwam opdagen.

Technisch: serverlogs met IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina, bewaard voor de veiligheid, en kortlevende tellers die misbruik van het boekingsformulier tegenhouden.

We verzamelen online geen betaalgegevens. Je betaalt in de zaak.

4. Waarom en op welke grond

Om je afspraak te laten doorgaan: de boeking, de bevestiging met agenda-uitnodiging, een herinnering de dag ervoor als je die vroeg, en de melding aan de barber. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, artikel 6, lid 1, b) AVG.

Om de zaak te runnen: de agenda, het bijhouden van no-shows, notities over hoe je je kapsel wil, statistieken over de drukte. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om een kapperszaak te runnen, artikel 6, lid 1, f).

Om te vragen hoe het was: één e-mail na je bezoek met een link om een review te schrijven. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij feedback over onze eigen dienst, artikel 6, lid 1, f). Zeg het één keer en we stoppen.

Om het boekingsformulier veilig te houden: limieten op het aantal boekingen per verbinding of per telefoonnummer, en de mogelijkheid om online boeken te weigeren aan wie herhaaldelijk niet komt opdagen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1, f). Een mens, geen computer, beslist over een blokkering.

Om aan onze verplichtingen te voldoen: verkoopgegevens bewaren zolang de Belgische boekhoud- en belastingwetgeving dat vraagt. Rechtsgrond: wettelijke verplichting, artikel 6, lid 1, c).

We sturen geen nieuwsbrieven of reclame en gebruiken je gegevens niet voor profilering of geautomatiseerde beslissingen.

5. Kinderen

Kinderkapsels worden geboekt door een ouder of voogd op eigen naam. We maken geen accounts aan voor kinderen onder 13 en verzamelen bewust geen gegevens van hen. Denk je dat een kind ons rechtstreeks gegevens gaf, laat het weten en we verwijderen ze.

6. Wie ze ziet

Onze hostingpartner, die de server in de European Union draait waar de databank staat.

Resend, de dienst die onze e-mails bezorgt. Resend is een Amerikaans bedrijf. E-mails en de adressen waarnaar ze gaan worden verwerkt onder de verwerkersvoorwaarden van Resend met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Google en Meta, alleen als je kiest om je aan te melden met Google of Facebook. Zij zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de aanmelding zelf en geven ons alleen je naam, e-mail en een account-id.

De barbers, die de agenda en de boekingen op hun eigen stoel zien.

Niemand anders. We verkopen geen gegevens, delen ze niet met adverteerders en gebruiken geen analytics-trackers.

7. Waar ze staan

Je gegevens staan in de European Union. De enige uitzondering is e-mailbezorging via Resend, dat e-mailinhoud in de Verenigde Staten kan verwerken onder standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework.

8. Hoe lang we ze bewaren

Boekingen: zolang je klant bent en tot drie jaar na je laatste bezoek, de Belgische verjaringstermijn voor vorderingen. Daarna worden naam, telefoon, e-mail en notities gewist en blijft de boeking als anonieme lijn in de agendageschiedenis.

Account: tot je het verwijdert. Dat kan je zelf op je accountpagina.

Sessies: 7 dagen, of tot je afmeldt.

E-mailbezorgingsgegevens: 12 maanden.

Serverlogs: 30 dagen. Misbruiktellers: hoogstens een uur.

Verkoopgegevens: zolang de Belgische boekhoudwet dat vraagt, zeven jaar, waar mogelijk in een vorm die je niet meer identificeert.

9. Je rechten

Inzage: vraag een kopie van wat we over je hebben.

Verbetering: je naam en telefoonnummer pas je aan op je accountpagina of door het ons te zeggen.

Wissen: verwijder je account zelf, of vraag het ons. We verwijderen je login en maken naam, telefoon, e-mail en notities op elke boeking leeg. De afspraak zelf blijft als anoniem record, omdat de agenda en de verkoopgeschiedenis van de zaak volledig moeten blijven.

Beperking en bezwaar: je kan altijd bezwaar maken tegen de review-e-mail en tegen de notities van de zaak.

Overdraagbaarheid: vraag het en we sturen je boekingen als bestand.

Stuur verzoeken naar [email protected]. We antwoorden binnen een maand en kunnen vragen om te bevestigen dat jij het echt bent, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres van de boeking.

Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected], www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Cookies

We gebruiken alleen cookies zonder dewelke de site niet werkt: één die je 7 dagen aangemeld houdt, één die enkele minuten leeft terwijl een passkey wordt gecontroleerd, en één die je taal onthoudt. De Belgische wet vraagt hiervoor geen toestemming, dus er is geen cookiebanner.

We plaatsen geen analytics-, reclame- of socialemediacookies. De knoppen van Google en Facebook nemen pas contact op met die bedrijven als je erop tikt.

11. Beveiliging

De site werkt alleen over HTTPS. Aanmeldtokens zijn willekeurig en worden gehasht bewaard, passkeys verlaten je toestel nooit, en het personeel ziet alleen wat zijn rol nodig heeft. Toegang tot de server is beperkt tot wie hem onderhoudt.

Brengt een datalek ooit je rechten in gevaar, dan melden we het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en verwittigen we je rechtstreeks.

12. Wijzigingen

Dit is versie 2026-09-16. Als we iets belangrijks wijzigen, zetten we de nieuwe versie hier met een nieuwe datum. Blijf je na die datum boeken, dan geldt de nieuwe versie.